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Por Mariana Fontana

Para advogados que atuam na área previdenciária, uma das etapas mais importantes na atividade jurídica é a correta obtenção e análise dos documentos fornecidos pelo segurado (cliente). Isso porque esse é um dos passos fundamentais para garantir um planejamento eficaz e a realização dos cálculos previdenciários de forma correta e precisa.

A falta de uma documentação adequada pode comprometer o resultado final dos cálculos e das análises e, assim, prejudicar o segurado e a obtenção de benefícios previdenciários pleiteados.

É para auxiliar você, profissional da área previdenciária, a obter o maior número de informações relevantes para as suas análises que organizamos esse artigo, onde você vai encontrar informações sobre os principais problemas enfrentados pela falta de documentação e uma listagem com os principais documentos que não podem faltar na hora de realizar cálculos previdenciários, bem como uma explicação detalhada da sua relevância para os cálculos.

Quer saber mais sobre o assunto e dominar essa área? Siga a leitura desse material e fique por dentro!

Principais problemas enfrentados pela falta de documentação

A falta de documentação adequada para a realização de cálculos previdenciários pode levar a uma série de problemas que afetam diretamente a análise e a concessão de benefícios.

Alguns dos principais problemas que podem surgir nesse sentido são:

1. Indeferimento do benefício

A ausência de documentos comprobatórios pode resultar no indeferimento do pedido de concessão ou revisão do benefício pleiteado pelo segurado.

Isso ocorre porque o INSS ou a Justiça Federal exige que todas as informações sejam verificáveis e respaldadas por provas documentais. Sem os documentos necessários, o requerente não consegue demonstrar os períodos de contribuição ou vínculos empregatícios, correndo o risco de ter o seu benefício negado.

2. Descarte de períodos contributivos

Se os vínculos trabalhistas ou as contribuições realizadas não puderem ser comprovados adequadamente, esses períodos podem ser descartados do tempo de contribuição total, diminuindo a quantidade de meses ou anos computados para o cálculo do benefício. Isso pode impactar diretamente a concessão da aposentadoria ou dos demais benefícios previdenciários pleiteados.

3. Erro no cálculo do valor do benefício

A falta de informações precisas, como salários de contribuição, períodos de atividade especial ou vínculos empregatícios, por exemplo, pode gerar erros no cálculo do valor do benefício. Em muitos casos, os segurados acabam recebendo menos do que teriam direito, prejudicando financeiramente o seu futuro.

4. Demora na análise do pedido

A falta de documentação adequada também pode ocasionar a necessidade de exigências adicionais por parte do INSS ou da Justiça Federal, o que aumenta o tempo de análise do pedido. Quanto mais tempo for gasto para corrigir ou complementar a documentação, mais demorado será o processo de concessão do benefício.

5. Solicitação de documentos complementares

Quando os documentos não estão organizados e completos, o processo de análise do pedido de concessão pode ser interrompido para que o requerente apresente novos documentos. Isso não só prolonga a análise, mas também pode levar a um retrabalho para o advogado e a possibilidade de os clientes ficarem desmotivados com o processo.

6. Imprecisão no Planejamento Previdenciário

A ausência de documentos detalhados pode comprometer a simulação de cenários previdenciários e o planejamento de estratégias, tais como a escolha da melhor data para se aposentar ou o aproveitamento de períodos de atividade especial. Sem documentos completos, as projeções se tornam imprecisas e podem levar a escolhas equivocadas que prejudiquem, ao invés de beneficiar, o segurado.

7. Despesas adicionais com regularização

Caso a documentação não esteja em ordem, pode ser necessário buscar certidões, emitir guias de contribuições em atraso ou solicitar declarações específicas para validar os tempos e salários de contribuição. Isso gera despesas adicionais para o segurado e, em alguns casos, pode tornar o processo mais oneroso do que o esperado.

8. Dificuldades em comprovar períodos de Atividade Especial

A falta de documentos específicos para comprovar atividades em condições especiais (como o PPP e LTCAT) pode inviabilizar o reconhecimento de tempo especial e, consequentemente, o direito à aposentadoria especial. Esse problema é muito comum para segurados que trabalharam em atividades de risco e não possuem laudos que atestem a exposição a agentes nocivos. A falta desses documentos é extremamente prejudicial para a concessão do benefício.

9. Atraso no processo judicial

Caso o processo de concessão do benefício seja levado para a esfera judicial, a falta de documentação adequada pode prolongar o tempo de tramitação e exigir a realização de diligências adicionais, como a coleta de provas complementares e a convocação de testemunhas.

10. Perda de benefícios e direitos

Sem a documentação correta, o segurado pode perder o direito a benefícios retroativos ou a valores acumulados, uma vez que o cálculo inadequado e a falta de comprovação podem levar a um benefício menor ou à perda de períodos importantes para a contagem do tempo.

Esses problemas ressaltam a importância de ter a documentação correta e completa antes de iniciar qualquer processo previdenciário, seja administrativo ou judicial. Uma análise criteriosa e uma organização eficiente dos documentos são fundamentais para garantir o sucesso e a rapidez no processo.

Principais documentos que não podem faltar na hora de realizar cálculos previdenciários 

Agora que você já está por dentro dos problemas mais relevantes que a falta de documentação pode ocasionar no processo de concessão de um benefício previdenciário para o segurado, é hora de conhecer quais são os principais documentos que não podem faltar na hora de realizar seus cálculos previdenciários

Vamos conferir?

1. Histórico Contributivo do Segurado

O primeiro passo para realizar qualquer cálculo previdenciário é ter em mãos o Cadastro Nacional de Informações Sociais (CNIS). Esse documento é essencial e base para qualquer cálculo previdenciário, pois traz o histórico de contribuições do segurado, indicando períodos trabalhados, salários de contribuição e eventuais vínculos com diferentes empregadores. Vale ressaltar que, sem o CNIS, é praticamente impossível garantir a precisão dos cálculos previdenciários, já que ele é a base para verificar se todas as contribuições foram realizadas e se há lacunas a serem preenchidas e indicadores que precisam ser corrigidos/ajustados pelo segurado.

2. Carteira de Trabalho e Previdência Social (CTPS)

Embora o CNIS seja a principal fonte de informações, a CTPS também deve ser analisada na hora de realizar os cálculos dos seus clientes, especialmente no que diz respeito aos períodos anteriores ao ano de 1982 (já que essas informações não constam no CNIS) ou em casos de divergências entre o CNIS e o tempo real de trabalho do segurado. A CTPS pode fornecer detalhes sobre vínculos empregatícios, alterações salariais e funções exercidas.

A CTPS é um documento complementar que pode ajudar a validar períodos não registrados corretamente no CNIS, além de fornecer informações adicionais sobre cargos e salários que impactam no cálculo do benefício.

3. Comprovantes de Contribuição para Autônomos e Contribuintes Individuais

Para advogados que lidam com contribuintes individuais, autônomos ou empresários, os comprovantes de recolhimento (GPS) são fundamentais. Eles atestam as contribuições realizadas de forma independente e garantem que o tempo de contribuição seja considerado corretamente no cálculo e, claro, na análise previdenciária para a obtenção de um benefício.

Em muitos casos, a ausência dos comprovantes de pagamento pode gerar lacunas no tempo de contribuição e impactar diretamente no cálculo do benefício. Por isso, é imprescindível a guarda correta desses documentos por parte do segurado.

4. Certidão de Tempo de Contribuição (CTC)

A Certidão de Tempo de Contribuição, mais conhecida como CTC, é importante para quem tem tempo de contribuição em regimes próprios (como servidores públicos) e deseja aproveitar esse tempo para o Regime Geral de Previdência Social (RGPS). A CTC deve ser solicitada ao órgão público competente e anexada ao processo de cálculo.

A CTC permite que o segurado aproveite o tempo contribuído em regimes diferentes, evitando a necessidade de múltiplas aposentadorias e simplificando a análise de direitos.

5. Laudos e perícias médicas para Aposentadoria por Incapacidade Permanente ou Benefício Assistencial

Nos casos de benefícios por incapacidade (temporária ou permanente), é necessário anexar laudos e perícias médicas que comprovem a condição de saúde do segurado. Esses documentos devem estar atualizados e detalhados, indicando claramente a incapacidade (total ou parcial) para o trabalho.

Para aposentadorias por incapacidade permanente ou benefícios assistenciais, um laudo médico consistente e detalhado pode fazer toda a diferença entre a concessão ou a negativa do benefício.

6. Comprovantes de Atividade Rural

Para os segurados que atuaram em atividades rurais, é essencial reunir documentos como certidões de casamento com menção à profissão, contratos de arrendamento, notas fiscais de venda de produção e outros documentos que comprovem a atividade rural.

A comprovação de atividade rural é um dos grandes desafios para advogados previdenciários, e reunir documentos robustos é a chave para evitar indeferimentos por falta de prova.

7. Fichas financeiras e comprovantes de renda

Para servidores públicos e empregados de empresas que possuem planos de carreira complexos, as fichas financeiras são importantes para demonstrar a evolução salarial e as verbas recebidas ao longo do tempo. Esses dados impactam diretamente no valor do benefício previdenciário e devem ser considerados no cálculo.

Fichas financeiras detalhadas permitem que o advogado tenha uma visão clara da evolução contributiva e asseguram que todos os valores sejam considerados no cálculo final do benefício.

8. Comprovantes de Atividades Concomitantes

Em casos de atividades concomitantes (quando o segurado atua em mais de uma atividade ao mesmo tempo), é necessário comprovar cada vínculo e a remuneração recebida em cada um deles. A documentação correta evitará que períodos concomitantes sejam descartados ou contados de forma inadequada no cálculo.

A falta de comprovação das atividades concomitantes pode reduzir consideravelmente o valor do benefício, tornando imprescindível a reunião de toda documentação referente a cada vínculo.

9. Comprovantes de Atividade Especial

Para segurados que trabalharam em atividades que envolvem exposição a agentes nocivos (como ruído, calor, substâncias químicas ou perigosas, por exemplo), é necessário apresentar documentos que comprovem a atividade especial. Esses documentos incluem:

• Perfil Profissiográfico Previdenciário (PPP): Documento emitido pelo empregador, que deve detalhar as atividades exercidas pelo segurado, as condições do ambiente de trabalho e os riscos envolvidos.
• Laudos Técnicos de Condições Ambientais do Trabalho (LTCAT): Laudo elaborado por um profissional habilitado, geralmente exigido para períodos anteriores a 2004.
• Comunicação de Acidente de Trabalho (CAT): Documento que pode ser utilizado para comprovar acidente de trabalho ou doença ocupacional.

Trabalhar em condições de risco pode gerar benefícios previdenciários específicos, como a aposentadoria especial. Certifique-se de que todos os documentos que comprovem a atividade insalubre estejam completos para garantir um cálculo correto do tempo de serviço e do valor do benefício do seu cliente.

10. Declaração de Dependentes e Prova de União Estável

Nos casos de concessão de benefícios de pensão por morte ou auxílio-reclusão, é necessário comprovar a existência de dependentes e, quando aplicável, a união estável. Documentos como certidões de nascimento, casamento e Declaração de União Estável são fundamentais para estabelecer e comprovar o vínculo familiar. Além disso, provas documentais como contas conjuntas, apólices de seguro e testemunhos podem ajudar a consolidar a prova de união estável.

Para garantir a segurança jurídica na concessão de pensão por morte ou auxílio-reclusão, é essencial reunir toda documentação que comprove o vínculo familiar e a dependência econômica.

11. Análise de Contribuições Atrasadas

Quando há lacunas no período contributivo, é possível realizar o recolhimento retroativo das contribuições. Contudo, para isso, é importante reunir os seguintes documentos:

• Comprovação de atividade laboral no período (contratos de prestação de serviço, notas fiscais, entre outros)
• Guias de recolhimento em atraso (GPS)
• Pedido administrativo junto ao INSS

Contribuições atrasadas podem ser uma opção para preencher lacunas no tempo de contribuição. No entanto, é necessário realizar uma análise criteriosa e reunir documentos robustos para evitar negativas.

12. Documentos relacionados a acordos e convênios internacionais

Para segurados que contribuíram em outros países ou possuem períodos de trabalho no exterior, é preciso apresentar a documentação que comprove o vínculo nesses períodos. Os acordos internacionais estabelecem regras para o aproveitamento desse tempo de trabalho em outro país, como:

• Certidão de tempo de contribuição emitida pelo país estrangeiro
• Declarações de períodos de trabalho fornecidas por instituições previdenciárias estrangeiras

O aproveitamento do tempo trabalhado no exterior pode ser um diferencial importante para quem busca uma aposentadoria integral ou próxima disso. Certifique-se de ter todos os documentos emitidos pelo país estrangeiro para facilitar o processo.

Conclusão

Realizar cálculos previdenciários de forma segura e eficiente exige, entre outros pontos fundamentais, que você, advogado, saiba quais documentos solicitar ao cliente e, com eles em mãos, realize uma análise completa. Um conhecimento detalhado dos documentos necessários e como utilizá-los é fundamental para que o planejamento previdenciário seja feito de forma eficiente. Caso necessário, oriente o seu cliente a buscar documentos complementares ou realizar pedidos administrativos de regularização antes de formalizar o requerimento do benefício.

A falta de qualquer um dos documentos mencionados acima pode impactar significativamente o cálculo e o planejamento previdenciário do segurado. Por isso, é essencial que advogados previdenciaristas estejam sempre atentos à documentação completa para garantir o melhor resultado para seus clientes.

E se a análise da documentação precisa ser feita com critério e demanda tempo de trabalho, a etapa relacionadas aos cálculos também requer seu cuidado e atenção. Por isso,  contar, na sua rotina profissional, com tecnologias que otimizem seu tempo e entregue resultados confiáveis, é fundamental.

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